El 2026 está cerca de iniciar y con esto la organización del presupuesto que manejarán edificios y conjuntos, lo que afecta el bolsillo de cada uno de los residentes y propietarios. A pesar de que esto sucede de forma anual, muchas personas no conocen qué se debe tener en cuenta, cuáles son sus derechos y deberes, y qué diferencia existe entre arrendatario y propietario al momento de asumir diferentes gastos. A continuación, le explicamos.
De acuerdo con Amable Rivas, gerente general de ComunidadFeliz, software para la administración de edificios y condominios: “Desde el área administrativa el presupuesto debe ser realista, detallado y estar enfocado en garantizar la existencia, seguridad y conservación de los bienes comunes. Según la Ley 675 de 2001, el presupuesto de gastos anual debe ser elaborado por el administrador junto con el Consejo de Administración (si existe). Aunque depende de cada administrador, los presupuestos se socializan con propietarios y residentes entre noviembre y diciembre para su aprobación en la asamblea a principios del próximo año”.
Entonces, ¿qué ítems se deben tener en cuenta para elaborar el presupuesto? El experto indica que se deben incluir todos los gastos que constituyan:
• Expensas comunes necesarias, las cuales se requieren para la seguridad, conservación, mantenimiento, reparación, reposición, reconstrucción y vigilancia de los bienes comunes.
• Expensas comunes ordinarias, que financian los servicios necesarios para la administración y el funcionamiento normal de los bienes comunes, por ejemplo, aseo, vigilancia, nómina, servicios públicos de áreas comunes y mantenimiento preventivo.
• Fondo de imprevistos, con un recargo no inferior al 1% del presupuesto de gastos comunes.
• Mantenimiento y reposición, que debe incluir tanto el mantenimiento preventivo como el correctivo proyectado para los activos comunes. Por ejemplo, ascensores y bombas de agua.
• Gastos de personal como la nómina y seguridad social de los empleados directos (administrador, personal de aseo, vigilancia, entre otros).
Asimismo, los rubros que no pertenecen al presupuesto son aquellos que no son expensas comunes necesarias o los gastos de bienes privados. Los primeros, son gastos que no se requieren para la existencia, conservación o seguridad, por ejemplo, obras de embellecimiento o mejoras no esenciales y que se pueden aprobar y financiar con expensas extraordinarias, pero su aprobación requiere de la mayoría calificada del 70% de los coeficientes de copropiedad en la Asamblea.
Por su parte, los gastos de bienes privados, es decir las reparaciones locativas dentro de un apartamento o local corresponden al propietario o, si se pacta en el contrato, al arrendatario (en reparaciones locativas menores).
De otro lado, es importante tener en cuenta que existe una diferencia entre lo que debe asumir un residente propietario versus un residente en arriendo.
En palabras del experto: “hay una diferencia crucial basada en la naturaleza de la expensa. Las expensas comunes ordinarias corresponden al arrendatario, es decir aquellas que cubren el giro normal del uso y goce de los bienes y servicios comunes. Como el arrendatario está haciendo uso del bien y las áreas comunes, es quien generalmente las paga, aunque el propietario y el arrendatario son solidariamente responsables ante la propiedad horizontal. Por su parte, las expensas comunes extraordinarias corresponden al propietario y son aquellas que tienen un carácter urgente o de inversión que no obedece al giro normal. Están relacionadas con la propiedad y no con el uso diario como, por ejemplo, reparaciones estructurales o cambio de bombas hidráulicas”.
Asimismo, es importante tener presente que el proceso de definición del presupuesto se lleva a cabo en cuatro etapas: la primera, la elaboración de parte del administrador con el apoyo de un contador; la segunda, la revisión previa en caso de que el conjunto cuente con un consejo de administración con el que se revisa, ajusta y emite un concepto sobre el proyecto de presupuesto antes de presentarlo a la Asamblea. La tercera, socialización y convocatoria, etapa en la que el proyecto de presupuesto debe incluirse en la convocatoria a la Asamblea General Ordinaria de Copropietarios. Finalmente, la aprobación en la asamblea general de copropietarios, la única entidad con la función de aprobar o improbar el presupuesto de ingresos y egresos.
A su vez, los residentes ya sean propietarios y/o arrendatarios tienen derechos y deberes frente al presupuesto
Para el desarrollo, definición y comunicación del presupuesto existen actualmente softwares que permiten agilizar el proceso con tecnología, así lo explica Rivas: “En ComunidadFeliz logramos tener un control financiero real y transparente. La plataforma nos permite elaborar y seguir el presupuesto con rigor, registrar todos los movimientos contables conforme a las normas legales y generar reportes claros para la asamblea y la veeduría. Además, las herramientas de comunicación, encuestas y votaciones nos han ayudado a mantener informados a todos los copropietarios, garantizando su participación y confianza en cada decisión. Hoy contamos con un sistema que combina cumplimiento, eficiencia y transparencia en un solo lugar.”
Finalmente, es importante tener en cuenta que el presupuesto afecta a los residentes directamente, ya que define el monto de la cuota de administración mensual que deben pagar. Un presupuesto bien elaborado asegura la calidad, seguridad y continuidad de los servicios comunes esenciales como la vigilancia, limpieza y mantenimiento. Si el presupuesto es insuficiente, puede llevar a la morosidad y al deterioro de los bienes comunes
